Im Agenturalltag kann einem die Vielzahl an Aufgaben auch schnell mal über den Kopf wachsen. Täglich wird man von E-Mails, Tool-Benachrichtungen und co. gestresst. Der eigentliche Wochenplan kann durcheinander kommen, wenn es bei dem einen Kundenprojekt anders als ursprünglich abgesprochen abläuft und bei dem anderen auf einmal alles ganz schnell gehen muss. Dann heißt es, einen kühlen Kopf zu bewahren und in ein agiles, aber gleichzeitig effizientes Zeitmanagement überzugehen. In diesem Artikel möchte ich ein paar Gedanken dazu teilen, wie hierbei emotionalen Stress vermieden werden kann.

 

Im Laufe der letzten Jahre habe ich gemerkt, dass man als Führungskraft nicht am Thema Zeitmanagement vorbeikommt. Immer wieder haben einzelne Mitarbeiter:innen damit zu kämpfen. Es gibt zwar zahlreiche gute Literatur zu diesem Thema, aber oftmals behandeln diese eher allgemeingültige Tipps zur Produktivitätssteigerung und dem Projektmanagement.

Doch diese Tipps kratzen m.E. oft an der Oberfläche und gehen nicht auf die emotionale Seite derjenigen ein, die sich von der Vielzahl oder Dringlichkeit von Aufgaben gestresst fühlen. Daher möchte ich im Folgenden ein paar ergänzende Anregungen hierzu weitergeben:

 

1. „Nein“ sagen muss gelernt sein

Damit einem die Vielzahl an Aufgaben nicht zu Kopf steigt, muss man lernen Selbstverantwortung zu übernehmen und „Nein“ zu sagen. Hierbei „funktioniert“ jede:r meiner Meinung nach etwas anders, so dass hier keine allgemeingültige Weisheit festgesetzt werden kann.

Wo die eine:n durch zeitlichen Druck erst so richtig in die Performance-Phase kommen, steigt bei anderen der emotionale Stresspegel. Wo die eine:n bei einer Vielzahl an Aufgaben den Eindruck haben, den Überblick zu verlieren, freuen sich andere über die Vielfältigkeit der Aufgaben und Verantwortlichkeit, die man ihnen zutraut. Daher gilt es individuell zu bewerten, was man wie bewerkstelligen kann und was nicht. Persönlich als auch im Austausch mit seiner Führungskraft und seinen Kolleg:innen.

Um hierbei jedoch eine realistische Einschätzung geben zu können, stellt sich automatisch die Frage: Ab wann kann oder sollte ich denn realistischerweise „Nein“ zu weiteren Aufgaben sagen?

Nach meinem Verständnis hilft hierbei eine stetig aktualisierte Auslastungsplanung, bei der man akurat die zur Verfügung stehende monatliche Arbeitszeit abzüglich Abwesenheiten und bereits geplanten Aufgaben dokumentiert. Diese gibt einem schon mal eine gute Orientierung, wie viel „Luft“ man selbst als auch die Kolleg:innen haben, die ja letztlich auch Aufgaben übernehmen könnten. Voraussetzung dafür ist dabei, dass die Ressourcenplanung auch entsprechend gepflegt wird und auch wirklich die Realität abbildet!

Eine detaillierte Planung der Ressourcen hilft insbesondere im Agenturkontext, den Kund:innen realistische Deadlines zu kommunizieren. Andernfalls verspricht man seinem Gegenüber zu schnell das Blaue vom Himmel, um nachher sich und seine Kolleg:innen in Bredulie zu bringen. Das muss nicht sein, zumal m.E. im Regelfall Kund:innen oft auch mit einer späteren Deadline einverstanden sind, wenn man mit offenen Karten spielt! Und da, wo dies nicht geht, heißt es intern umzupriorisieren (dazu weiter unten mehr).

Da eine maximale Auslastung immer das betriebswirtschaftliche Ziel einer Agentur sein wird, würde ich darüber hinaus Folgendes empfehlen:

• Plane deine Zeiten immer mit etwas Puffer ein! Hier gilt es im Laufe der Zeit immer besser einschätzen zu lernen, wie viel Zeit man pro Kundenprojekt oder Aufgabe benötigt. Ziel sollte hier letztlich keine massive Überplanung sein. Um jedoch emotionalen Stress zu vermeiden, gilt es, hier lieber mal einen Puffer einzuplanen als alles „auf Kante zu nähen“.
• Integriere wenn möglich immer auch Aufgaben, die eine flexible Deadline haben! Denn wenn man sich einmal verkalkuliert oder Unvorhergesehenes dazukommt, hat man einen „Baustein“, den man auch mal verschieben kann. Umgedreht hat man mit diesen Aufgaben einen „Lückenfüller“, den man nutzen kann, wenn die Pufferzeit nicht gebraucht wurde.
• Erstelle eine Not-ToDo-Liste! Manchmal kann es auch helfen, nicht nur eine klassische ToDo-Liste zu schreiben, sondern den gegenteiligen Ansatz zu wählen. Oft genug brennt es einem unter den Fingern, bestimmte Dinge zu erledigen, die grad nicht dringend oder wichtig sind. Damit sie dennoch nicht in Vergessenheit geraten, sollte man sich diese im Sinne eines Backlogs wegnotieren. Das kann einem emotional helfen, sich auf die Dinge zu fokussieren, die grad dran sind!

 

2. Aufgabenplanung ist alles

Insbesondere im Agenturbusiness kommt man häufiger in die Situation, dass man Aufgaben zugewiesen bekommt oder annimmt, die eine etwas größzügigere Deadline haben. Häufig sorgen aber genau diese Aufträge für emotionalen Stress, weil man sich zu kurzfristig mit diesen beschäftigt. Mein Tipp daher lautet:

• Gehe frühzeitig in die Planung von Aufgaben, auch wenn diese später umgesetzt werden können! Wenn man weiß, was da in Zukunft auf einen zukommt, ist man emotional wesentlich entspannter und kann auch weitere Anfragen viel besser managen. Häufig hilft eine frühzeitige Organisation von z.B. für die Aufgabe notwendigen Zugängen oder Klärung von Rückfragen, um zu einem späteren Zeitpunkt die perspektivische Aufgabe entspannt umzusetzen. Planung ist zwar nicht alles, aber ohne Planung ist alles nichts!

 

3. Pareto darf nicht zur Ausrede werden

Allgemein gesprochen ist das Pareto-Prinzip, also die 80-zu-20-Regel ein guter und gängiger Orientierungspunkt zur Priorisierung von Aufgaben. Doch im operativen Geschäft kann die alleinige Einhaltung dieses Prinzips dazu führen, dass kleinere, meist interne Aufgaben immer liegenbleiben und zu Unzufriedenheit bei Kolleg:innen oder sogar Kund:innen führen. Daher mein Tipp:

• Schiebe kleine Aufgaben nicht auf, sondern erledige sie so schnell wie möglich! Denn wer kennt es nicht? Man braucht eine Rückmeldung vom ganzen Team, aber Einzelnen muss man immer nachrennen. Das nervt! Und kann auch schnell für die betroffene Person zum Stressfaktor werden, wenn sich eine Vielzahl an Kleinstaufgaben anhäuft. Wenn der Aufgaben-Backlog jedoch klein gehalten wird, ist man m.E. emotional wesentlich entspannter! Kleinkram macht auch Mist. Daher: Kill the Kleinkram! 😉

 

P.S. Wenn jedoch alle im Team einen zu vollen Backlog haben, sollte dies im Team einmal grundlegend besprochen werden. Dann liegt wohlmöglich ein Systemfehler vor, wo die Führungskraft gefragt ist, den Kleinkram aus dem Weg zu räumen und das Team ihre eigentlichen Zielaufgaben umsetzen zu lassen!

 

Deine Meinung interessiert mich

Was sind deine Zeitmanagement-Tipps, um emotionalen Stress zu vermeiden? Was hilft dir, um nicht in Stress zu geraten?

Ich freue mich auf deine Rückmeldung in den Kommentaren…