Als Führungskraft des mittleren Managements ist es nicht immer einfach, die richtigen Maßnahmen für sein Department zu priorisieren. Sowohl das Team als auch das Management beeinflussen mit ihren Wünschen und Erwartungen den Prozess. Was wäre also, wenn es ein Framework gäbe, mit dem man als Teamlead alle Einflussfaktoren für eine Abteilung abbilden und auf Basis dessen eine Department-Strategie ableiten könnte? Für Führungskräfte aus Agenturen könnte hier ab sofort mein „5P Steuerungsrad eines Agentur-Departments“ eine nützliche Hilfe sein. Dieses habe ich zu Beginn meiner Führungstätigkeit bei DEPT® entwickelt und möchte ich in diesem Artikel einmal näher vorstellen.

 

Das „5P Steuerungsrad eines Agentur-Departments“ ist ein Framework, das Führungskräften dabei helfen soll, alle Einflussfaktoren für ihre Abteilung abzubilden und auf Basis dessen eine Department-Strategie zu entwickeln. Das Steuerungsrad umfasst dabei die fünf Bereiche, in denen man sich die folgenden Fragen im Hinblick auf das eigene Team stellen sollte:

• P wie People: Dies bezieht sich auf alle Aspekte, die mit der Mitarbeiterzufriedenheit, Teamkultur und Mitarbeiterentwicklung zu tun haben. Hierbei gilt es zu hinterfragen, wie zufrieden und motiviert jede:r Einzelne im Department ist und als Teamgefüge wirklich als eine Einheit zusammenarbeitet. Wurden bereits eigene Werte für das Team erarbeitet und wenn ja, werden diese auch gelebt? Im Hinblick auf die Mitarbeiterentwicklung gilt es das fachliche und methodische Knowhow zu überprüfen. Besitzt das Team bereits die Qualifikationen, um die Herausforderungen von heute als auch morgen zu bewältigen? Sind bereits ausreichend Rahmenbedingungen gegeben, damit jede:r im Team sich weiterentwickeln kann und unabhängig der Qualifikationsstufe gefördert und gefordert wird?
• P wie Product: Dieser Bereich umfasst alles, was mit der Qualität der Kundenarbeit, Kundenzufriedenheit, Innovation und Produktentwicklung zu tun hat. Im Hinblick auf die Qualität der Kundenarbeit gilt es zu überprüfen, ob das Team in der Lage ist, die gesteckten Ziele für die Projekte zu erreichen und ob die Ergebnisse den Erwartungen der Kunden entsprechen. Eine wichtige Frage, die man sich stellen sollte, ist, wie die Kundenzufriedenheit aussieht und ob es Möglichkeiten gibt, diese zu verbessern. Im Bereich Innovation sollte man überlegen, ob das Team ausreichend Zeit und Ressourcen hat, um neue Ideen zu entwickeln und zu testen. Auch die Produktentwicklung ist ein wichtiger Aspekt, der berücksichtigt werden sollte. Gibt es Möglichkeiten, bestehende Produkte weiterzuentwickeln oder neue Produkte zu entwickeln, die dem Department und dem Kunden nutzen?
• P wie Processes: Dieser Bereich umfasst alle Aspekte, die mit Operations, Workflows/Standardisierungen und betriebswirtschaftlicher Weiterentwicklung zu tun haben. Im Hinblick auf Operations gilt es zu hinterfragen, wie gut sich die Abläufe im Department gestalten und ob es Verbesserungspotential gibt. Wurden bereits Standardisierungen eingeführt und wenn ja, werden diese auch eingehalten? Wie sieht es mit der Dokumentation und Archivierung von Projekten aus? Im Bereich der betriebswirtschaftlichen Weiterentwicklung sollte man sich fragen, ob man überlegt hat, das Preismodell von Einzelstunden hin zu pauschalen Paketen zu verändern, um die Prozesse zu verbessern und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen. Eine solche Veränderung könnte auch dazu beitragen, das Department langfristig wettbewerbsfähig zu halten.
• P wie Promotion: Dieser Bereich umfasst alles, was mit der „Markenbekanntheit“, d.h. Sichtbarkeit als auch dem „Markenimage“, d.h. Standing des Departments im Markt zu tun hat. Dies hat sowohl Auswirkungen auf den Bereich Recruiting als auch Sales (oder um hier das Credo von DEPT wieder aufzugreifen: Happy People – Happy Clients). Es gilt also zu überprüfen, wie sichtbar die Agentur bezogen auf die Spezifikation des Departments im Markt ist und ob es Möglichkeiten gibt, die Aufmerksamkeit und Reputation durch Marketingaktivitäten zu erhöhen.
• P wie Partnerships: Dieser Bereich umfasst alles, was mit der Erweiterung der eigenen Möglichkeiten zu tun hat und zielt damit auf die Themen Ressourcen, Zusammenarbeit und Vertrieb. Im Hinblick auf Ressourcen gilt es zu überprüfen, ob das Department über ausreichende Möglichkeiten verfügt, um alle Aufgaben erledigen zu können oder nicht eine Plan-B-Lösung im Sinne eines Freelancer- oder Partneragentur-Pools sinnvoll wäre. In Bezug auf Zusammenarbeit sollte man sich fragen, ob es Möglichkeiten gibt, mit anderen Departments oder Ländern zusammenzuarbeiten, um Synergien zu nutzen und das Team zu verstärken. Auch der Vertrieb ist ein wichtiger Aspekt im Bereich Partnerships. Hierbei könnte man sich fragen, ob es möglich ist, Tool- und Agenturpartnerschaften für Sales zu schließen, um das Kundenportfolio zu erweitern und den Umsatz zu steigern. Wie sieht es hier aus?

 

Wie man das 5P-Steuerrad praktisch anwendet

Durch die 5P wird ein Rahmen vordefiniert, der einem als Teamlead in Agenturen direkt weiterhelfen kann, um sich einen vollständigen Überblick über das eigene Team zu machen, ohne etwas zu vergessen (gemäß der Annahme, mein Blick auf die Verantwortlichkeiten eines Teamleads in einer Agentur sind hiermit vollständig!). Um mit diesem Framework zu arbeiten, gilt es also sein Team mithilfe dieser 5 Bereiche zu bewerten und jedem P abschließend eine Gesamtbewertung zu geben. Hierbei kann man wenn möglich auf externe Einschätzungen wie Mitarbeiter- oder Kundenzufriedenheitsumfragen zurückgreifen oder alternativ auch einfach eine eigene, subjektive Einschätzung abgeben. Dies könnte z.B. wie folgt abgebildet werden:

 

Je nachdem, wo die größten Defizite herrschen und gleichzeitig die (auch im Einklang mit der insgesamten Agenturstrategie) größten Prioritäten für Verbesserungen herrschen, kann nun ein Maßnahmenplan aus dieser Statusquo-Bewertung abgeleitet werden. Dieser kann für alle der fünf Bereiche definiert und dokumentiert werden. Im Folgenden gilt es jedoch sich zu entscheiden, worauf in den kommenden 3-6 Monaten der Fokus gelegt werden soll.

Hierbei hilft die visuelle Darstellung des Steuerrads: Da es sich hier um ein Fünfeck handelt, werden je nach Drehwinkels immer nur ein oder zwei Ecken und damit übertragen 5Ps grafisch gesehen „oben stehen“. Insgesamt gibt es drei Prorisierungsstufe (Prio 1 bis Prio 3). Die Reduzierung auf wenige Fokusbereiche ist sinnvoll und mehr als empfehlenswert, da Ressourcen immer begrenzt sind und man nicht alle Bereiche gleichzeitig angehen kann. Daher heißt es im Volksmund nicht umsonsten, dass Fokus der Schlüssel zum Erfolg ist.

Interesse geweckt? Dann lade dir die Präsentationsvorlage für das 5P-Steuerrad herunter und probiere es für dein Department aus. Und wenn du in keiner Agentur arbeitest, dann nimm den Grundgedanken des Steuerrads mit und fühl dich frei, ein eigenes Framework zu entwickeln und hierbei meins für deine Zwecke anzupassen.

Jetzt die Präsentation zum 5P-Steuerungsrad downloaden!
P.S. Einfach Kopie der Präsentation erstellen und für das eigene Setup anpassen…

 

Deine Meinung interessiert mich

Was denkst zu dem 5P Steuerungsrad? Könnte dir dies in deiner Funktion als Führungskraft dienen? Arbeitest du nicht in einer Agentur und lässt sich das Steuerungsrad auch auf deinen Kontext übertragen?

Ich freue mich auf deine Rückmeldung in den Kommentaren…