Meetings gehören zum Alltag in jedem Unternehmen. Egal ob online oder vor Ort, manchmal muss man als Team zusammenkommen und Themen als Gruppe besprechen. Doch viel zu häufig laufen Besprechungen ohne Ziel und Ergebnis planlos ab, sind schlecht strukturiert und kosten sogar noch viel Arbeitszeit. Bei Claneo haben wir uns daher auf 10 goldene Meetingregeln verständigt. Und im Onpage-Team haben wir sogar noch 5 weitere hinzugefügt. Diese werden in diesem Artikel zusammen näher vorgestellt.

 

Jede Organisation hat ihre eigene Kultur. Und an manche Regeln und Eigenheiten muss man sich erstmal gewöhnen. Doch meist gewinnt man sie irgendwann lieb, wenn man den Grund und Sinn dahinter verstanden hat.

 

Wer schreibt, der bleibt.

Als ich nach den ersten 30 Tagen gefragt wurde, ob es bei Claneo eine unausgesprochene Regel gäbe, antwortete ich mit einem Statement, den ich noch aus meinem dualen Studium kannte: „Wer schreibt, der bleibt.“

Was meinte ich damit? Bei Claneo wird nahezu jedes Meeting protokolliert. Das hab ich in meiner Karriere in dieser Konsequenz bisher noch nicht erlebt. Doch ich muss sagen: Das ist durchaus gut so!

Die Protokolle helfen dabei, dass Meetings zum Punkt kommen. Da alles festgehalten wird, verschludert man m.E. weniger Zeit. Man wird schneller konkret, denn es gilt die Frage zu beantworten: Was halten wir nun fest? Was sind die nächsten Schritte?

Darüber hinaus besteht der Vorteil, dass man auf Protokolle auch zu späteren Zeitpunkten immer wieder zurückgreifen kann. Grad bei den monatlichen Gesprächen mit den Mitarbeiter:innen habe ich für mich festgestellt, dass auch hier ein Protokoll absolut sinnvoll ist. Im Hinblick auf die halbjährlichen Entwicklungsgespräche hat man somit immer einen Referenzpunkt, auf den man als Führungskraft zurückgreifen kann. Sehr hilfreich!

In ähnlicher Art und Weise macht es m.E. Sinn, wenn man sich als Team oder Unternehmen seine eigenen Meetingregeln einmal verschriftlicht. Was ist allen Beteiligten wichtig? Was hilft dabei, Meetings effizienter und ergebnisorientierter zu gestalten?

 

Die 10 goldenen Meetingregeln bei Claneo

Bei Claneo ist man diesen Weg gegangen. Alle Punkte, die uns als Agentur im Zusammenhang mit Meetings wichtig sind, haben wir in den 10 folgenden Meetingregeln festgehalten:

Meetingregeln als PDF herunterladen

 

1. Meetingersteller = Moderator:in: Jedes Meeting hat eine:n Moderator:in, der durch das Meeting führt.
2. Protokollant:in festlegen: Jedes Meeting hat eine:n Protokollant:in, damit Relevantes festgehalten wird.
3. Eine Minute zum Start um anzukommen: Jedes Meeting öffnet einen kurzen Raum, um sich vorzubereiten und inne zu halten.
4. Grund und Ziel des Meetings vorstellen: Meetings sind nicht ohne Grund da, daher sollte dieses auch zu Beginn kommuniziert werden.
5. Ausreden lassen, Reihenfolge der Wortmeldung einhalten: Wenn jemand redet, soll er die Chance haben auszureden, wenn er oder sie dran ist.
6. Jede:r fasst sich kurz: Sicherlich für den/die eine:n leichter als für den/die andere:n, aber als Zielerklärung wichtig, um Meetings nicht ausufern zu lassen.
7. Nur das besprechen, was auf der Agenda steht: Jedes Meeting konzentriert sich auf die Themen, die vorher klar definiert wurden.
8. Konzentration auf das Meeting – Kein Handy, keine E-Mails: Eine selbstverständliche Regel, die vermutlich jede:r schon mal gebrochen hat und daher als Leitplanke festgehalten werden sollte.
9. Meeting zusammenfassen und ToDos definieren: Um einen runden Abschluss zu haben, wird jedes Meeting mit einer Summary und den Next Steps beendet.
10. Protokoll mit Teilnehmenden teilen: Nach jedem Meeting teilt der bzw. die Protokollant:in das Protokoll mit der Gruppe.

 

Meiner Meinung nach sind dies sehr gute allgemeine Richtlinien, an denen man sich orientieren kann und sollte. Sicherlich ist jedes Meeting anders und hat seinen eigenen Charakter, aber die meisten Punkte sind allgemeingültig und können immer Anwendung finden.

 

Die 5 erweiterten Regeln zum Thema Meetingbeteiligung

Darüber hinaus haben wir als Onpage-Team im Rahmen eines Workshops fünf weitere Meetingregeln festgehalten, die insbesondere auf das Thema Meetingbeteiligung einzahlen.

Es bestand innerhalb des Teams der Wunsch nochmal dezidiert darüber in den Austausch zu kommen, wie es uns gelingen kann, dass mehr Personen innerhalb des Teams zu Wort kommen und eine Atmosphäre geschaffen wird, bei der man den Eindruck erhält, dass jede:r voll bei der Sache ist und sich beteiligt. Als Ergebnis unserer Diskussion haben wir uns auf diese folgenden erweiterten Regeln verständigt:

1. Jede:r von uns ist anders: Antwortbeteiligung ist nicht nur eine Frage von laut und leise – mündlich oder schriftlich.
2. Ein Austausch lebt von Mut, Vertrauen und Dankbarkeit: Ein Hoch auf diejenigen, die die Schweigespirale durchbrechen.
3. Ein Meeting lebt von Reaktionen: Wir nutzen verstärkt die Chat-, Reaction- und Handheben-Funktion in Microsoft Teams.
4. Ein Meeting lebt von Atmosphäre: Wir stellen unsere Kamera an und stellen uns im Home Office auf „Unmute“.
5. Alles ist eine Frage der Haltung: Fragen sind auch eine Form der Beteiligung, die den Stein ins Rollen bringen können.

 

Deine Meinung interessiert mich

Was denkst zu den Meetingregeln von Claneo? Welche Rahmenbedingungen helfen dir für produktive und effiziente Besprechungen? Werden Meetings bei euch auch so konsequent dokumentiert?

Ich freue mich auf deine Rückmeldung in den Kommentaren…